Was ist ein Monthly Duty Day?

Sobald du mit deiner Fotografie weg vom Hobby und hin zum Business gehst, gibt es eine Sache der du nicht entkommen kannst: Der Steuer. Hier wirst du sicherlich schon ab und zu ein paar Horror Stories gehört haben – lange Nächte in denen Selbständige mit Ordnern und Kassenbons in Verzweiflung geraten. Plötzliche Forderungen, die einen gehörig ins Schwitzen bringen. Und eine grundliegende Angst irgendwas völlig falsch zu machen.

Lass mich dir diese Angst nehmen

Am Anfang meiner Selbständigkeit nahm ich an einem VHS Kurs zum Thema Gründung teil und bin völlig verstört wieder nach Hause gekommen. Wenn man dem Dozenten glauben schenken wollte war es nur eine Frage der Zeit bis man vom Finanzamt direkt in den Knast gesteckt wird, weil irgendein Beleg nicht richtig einsortiert wurde. Oder erst gar kein Beleg vorhanden war!

An dem Abend wollte ich schon alles abbrechen… aus und vorbei der Traum als Fotografin zu arbeiten. Das war alles viel zu kompliziert und viel zu gefährlich!

Zum Glück habe ich dann ein paar Tage später in der U-Bahn eine Werbung gesehen: Business Gründung für Frauen VON Frauen. Also bin ich in dieses Zentrum gestiefelt und da wurde mir meine Angst genommen. Die Ausgangslage für mich persönlich war ziemlich gut, das einzige was ich brauchte war eine guter Steuerberatung, die mir bei der Gründung hilft und die Steuer für mich einreicht.

Genau das hatte ich gefunden, allerdings wird dir nicht alles abgenommen… bzw. das könnte man auch machen, aber das kostet natürlich auch entsprechend Geld und gerade am Anfang der Gründung hat man davon ja nicht so viel und vor allem wollte ich auch wissen, wie es im meinem Business so läuft.

Ein Trick hilft mir, die Übersicht zu behalten

Wenn ich dich jetzt spontan fragen würde, was du vorletzte Woche am Dienstag zu Mittag gegessen hast – wüsstest du das direkt aus dem Kopf? Wahrscheinlich nicht und genauso geht es uns allen mit unseren Einnahmen und Ausgaben. Statt also bis kurz vor knapp zu warten, ist es hilfreich sich immer wieder mit der Buchhaltung zu beschäftigen.

Trommelwirbel für den Monthly Duty Day!

Ich nehme mir einen Tag im Monat, in dem ich mich nur mit der Buchhaltung beschäftige und da alles in Ordnung bringe. Wenn ich dann im Frühjahr alle Unterlagen einreichen muss, ist alles schon an der richtigen Stelle und muss noch noch übergeben werden!

Nutze den Monthly Duty Day

Welche Duties an deinem Monthly Duty Day anfallen, kannst du ganz leicht selber festlegen. Am besten erkläre ich dir meinen persönlichen Monthly Duty Day einfach Schritt für Schritt:

  1. Lege einen Termin im Kalender an
  2. Benenne ihn Monthly Duty Day (oder Steuer-Tag oder Buchhaltungsparty; völlig wurscht)
  3. Lasse ihn jeden Monat wiederholen

So hast du direkt im Kalender einen Eintrag und weißt ganz genau, was du an diesem Tag tun wirst. Dadurch, dass du dich jeden Monat daran setzt, wird es an sich auch nicht lange dauern.

Diese Dinge erledige ich an meinem Monthly Duty Day:

  1. Social Media / SEO Zahlen notieren
    Das, was man trackt, das wächst auch. So habe ich immer eine Übersicht wo ich wachse und wo ich mehr Zeit investieren sollte.
  2. Einnahmen / Ausgaben aktualisieren
    In einer Tabelle trage ich ein, was ich für Einnahmen und Ausgaben hatte. Ich schreibe zu jedem Posten auch eine Kategorie hinzu (bspw. Weiterbildung, Software, Büromaterial, etc.) und ich notiere die Rechnungsnummer. Hier checke ich auch gleich, dass ich die Rechnung digital abgelegt habe. Auf meinem Rechner habe ich dafür Jahres- > Monatsbasierte Ordner, sodass auch mein Steuerberater direkt die passende Rechnung zu einer Einnahme oder Ausgabe findet. Die meisten Rechnungen erhalte ich tatsächlich digital – falls es doch mal ein echter Kassenbon ist mache ich davon einfach ein Foto!
  3. Rechnungen schreiben
    Ich nutze ein System zum Kundenmanagement, allerdings kommt das aus den USA und die Rechnungen, die hier generiert werden reichen für meine Kunden aus, aber nicht für meinen Steuerberater. Also schreibe ich sie einfach mit den wichtigen Infos für mich neu und lege sie ab.
  4. DATEV Belege hochladen
    Mein Steuerberater hat mir einen DATEV Zugang angelegt, sodass ich dort direkt alle Rechnungen (Eingang und Ausgang) hochladen kann und er auch direkt monatlich sieht, was bei mir so abgeht hehe
  5. Fahrtenbuch führen
    In einer Tabelle notiere ich alle meine Fahrten, die ich so getätigt habe. Hierzu gebe ich die Start- und Endadresse an sowie die Kilometer und ich notiere auch, warum ich die Fahrt getätigt habe.
  6. Website sichern
    Jeden Monat sichere ich die wichtigsten Daten meiner Website. Sollte mal was passieren, kann ich so direkt wieder alles einspielen und verliere gerade mal maximal 4 Blogbeiträge o.ä.
  7. E-Mails sortieren
    Wir wissen alle wie sehr E-Mails aus dem Ruder laufen können. Seit kurzem nutze ich also auch die Zeit meinen Posteingang mal zu sortieren und da den Überblick zu behalten!

Du siehst schon wie divers die Aufgaben sind. Man könnte jetzt noch alles mögliche hinzufügen – vielleicht nimmst du dir auch hier die Zeit alle deine Kundenprojekte zu tracken und zu prüfen, ob alles läuft oder ein Kunde von eine Antwort erwartet.

Ich habe das Social Media Tracking extra an den Anfang gestellt, weil es eine simple Aufgabe ist, die maximal 5 Minuten dauert. Danach bin ich quasi schon in meinem Monthly Duty Day Flow drin und ziehe es dann auch durch. Ich schätze mal, dass ich für alle meine Aufgaben 2-3h brauche. Je nachdem wie viel angefallen ist!

Das spart mir dann das tagelange sortieren, wenn die Steuererklärung vor der Tür steht! Da wüsste ich nämlich absolut nicht mehr, was die seltsame Ausgabe von “32,94€ via Paypal” gewesen ist – so kann ich mich wahrscheinlich eher daran erinnern!

Außerdem hilft es direkt alle eingehenden Rechnungen in die spezifische Ordner einzusortieren und dann nur noch mit der Einnahmen-Ausgaben Tabelle abzugleichen! Die Suche nach Kassenbons entfällt so auch.

Disclaimer

Ich schreibe jetzt vorsichtshalber mal dazu, dass diese Anleitung nur dazu dient sich selber besser zu organisieren und ersetzt keine Beratung durch einen Steuerberater 😉

A propose Steuerberater: Ich habe mich am Anfang meiner Selbständigkeit einfach entschieden diesen Teil outzusourcen, wie es so schön heißt. Denn als Selbständige habe ich schon so viele Dinge, die ich wissen und können muss – ab einem bestimmten Punkt hört es dann einfach auf. Mit der Steuer und der Steuererklärung kann sich dann jemand beschäftigen, der daran Spaß hat und das auch ordentlich gelernt hat. Dafür gebe ich dann gerne Geld aus!

Ich hoffe du wirst für dich auch einen Monthly Duty Day einlegen und merkst dann, wie entspannt es sein kann, wenn man monatlich einfach immer hinterher ist!

xoxo

miriam

Miriam Kaulbarsch

hey there!

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